Das Event sind wir

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Mitreißende Musik, tanzende Lichter, die große Show auf der Bühne. Der Daimler Supplier Award Ende Februar in Stuttgart besticht alljährlich mit einer einzigartigen Atmosphäre. Doch auch hinter den Kulissen läuft eine Show ab – sie beginnt schon viele Monate vor der eigentlichen Veranstaltung.

Um ein Event von der Größenordnung des Daimler Supplier Awards zu „stemmen“, braucht es Unterstützung: Dienstleister helfen dabei, die Veranstaltung für rund 600 Gäste reibungslos über die Bühne zu bekommen. Drei davon sollen an dieser Stelle näher beleuchtet werden: die Eventagentur, das Daimler-Sinfonieorchester und der Technikdienstleister.

Nach dem Award ist vor dem Award

Zumindest für das Projektteam, denn bereits ab Juli plant es für das nächste Jahr. Bald darauf tritt auch das erste Gewerk auf den Plan: die Eventagentur. Die Dienstleistung für das Eventmanagement schreibt das Projektteam jedes Jahr neu aus. Bei einem sogenannten Pitch stellen verschiedene Agenturen ihre Konzepte vor. Das Projektteam wählt das beste Konzept aus und präsentiert es den Gastgebern, den Daimler-Einkaufsleitern. Geht ihr Daumen hoch, ist das der Startschuss für die Agentur. In enger Zusammenarbeit organisieren das Daimler-Projektteam und die Agentur in Arbeitspaketen Programm, Moderation, Preisverleihung, Catering und Einladungsmanagement.

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Entspannte Lichtstimmung beim Get-Together.

Save the Date!

Wer eingeladen wird, steht ab Juni des Vorjahres fest. Darüber entscheiden die drei Daimler-Einkaufsbereiche auf Basis des Daimler Supplier Network, dem Lieferantenkooperationsmodell. Eingeladen werden Daimlers Top-Lieferanten, die sogenannten Key Supplier und Strategic Partner von Global Procurement Trucks and Buses, International Procurement Services und Mercedes-Benz Cars Procurement and Supplier Quality. Ausgezeichnet werden am Award-Abend Leistungen in den Kategorien Qualität, Partnerschaft und Innovation. Die Einkaufsbereiche nominieren in jeder Kategorie drei potenzielle Gewinner. Zudem gibt es einen Special Award. Insgesamt zehn Lieferanten werden mit der begehrten Trophäe geehrt.

 

Im Oktober stellt das Projektteam die finale Gästeliste zusammen, dann geht auch der Save-the-Date-Letter an die Geladenen. Damit auf den Trophäen später auch die richtigen Namen graviert sind, legt die Einkaufsleitung die Gewinner der Daimler Supplier Awards im November fest. Nominierte durchlaufen bis Januar drei Compliance-Checks. Die offizielle Einladung erhalten die Gäste Mitte Januar.

 

Auf Basis des Veranstaltungskonzepts setzt währenddessen die Agentur mit Hochdruck ihre Grundriss- und Raumplanung für die Eventlocation um. Am Eventabend können sich die Gäste dann bequem anmelden, da bereits im Vorfeld ein Online-Tool zum Einsatz kommt: Bis Ende Januar registrieren sich die Gäste dort.

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Das stimmige Gesamtkonzept zeigt sich auch in der Raumplanung.

Events dieser Größe brauchen einen sekundengenauen Ablauf- und Regieplan: Ihn erstellt die Agentur bereits im November. Erst wenn dieser steht, können die Drehs von Videos und anderen Medienproduktionen starten. Bei der Eventagentur laufen alle Fäden zusammen: Künstler, Orchester, Moderatorin, Technik, eben alle Beteiligten werden von der Agentur koordiniert. Sie ist dafür verantwortlich, dass beim Event alle Auftritte wie die Zahnräder eines Uhrwerks exakt ineinander greifen.

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Spotlight on! Violinistin Anna Phoebe präsentiert eine energische Performance.

Musik vom Band? Nein, danke!

Neben Solokünstlern, wie der Violinistin Anna Phoebe, die 2016 mit einer mitreißenden Performance begeisterte, prägt vor allem eine Musikergruppe die Stimmung des Abends: das firmeneigene Daimler Sinfonieorchester. Allesamt Daimler-Mitarbeiter, die in ihrer Freizeit gemeinsam musizieren und auftreten. Die Stücke, die an dem Abend zu hören sein werden, müssen zum Gesamtkonzept der Veranstaltung passen; und in der verbleibenden Zeit bis zum Event vom Orchester einstudiert werden können. Ein Autohaus in einen Orchestersaal zu verwandeln, darin besteht die Herausforderung für die Techniker: Um für alle Gäste das bestmögliche Klangerlebnis zu schaffen, finden die Experten den perfekten Standort für die Lautsprecher und mischen die Musik optimal ab. Außerdem achten sie darauf, dass alle Musiker richtig verkabelt sind und so der Ton durch die Lautsprecher fehlerfrei übertragen wird.

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Das Daimler Sinfonieorchester sorgt beim Event für echtes „Gänsehaut-Feeling“.

12 Kilometer Kabel, 335 Schweinwerfer, 100 Mikrofone

Entsprechend dem Eventkonzept der Agentur stellt der Technikdienstleister die benötigten technischen Instrumente, wie beispielsweise Mikrophone und Lautsprecher zur Verfügung, baut die Bühne auf und verlegt Kabel. Das Feintuning von Sound, Lautstärke, Leinwandbild, Lichtspiel und ähnlichem erfolgt dann bei der Generalprobe. Vor und während des Events sind Agentur- und Technikregie eng vernetzt und am Abend selbst über Knopf-im-Ohr verbunden. Damit alles nach Plan läuft: die Begrüßung der Gäste. Moderation. Show. Reden. Preisverleihung. After-Show.

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Unsichtbar, und dennoch da: Das Technik-Personal hält sich am Event-Abend im Hintergrund. Nur das ein oder andere Kabel lässt sich erspähen…

Focus on excellence

Neben den Gewerken unterstützen an dem Abend 40 Daimler-Mitarbeiter vor allem aus dem Einkauf, etwa am Empfang, der Garderobe oder bei der Übergabe der Trophäen. Den Job als „Explainer“ bei den Fahrzeugen übernehmen traditionell die technischen und kaufmännischen Auszubildenden. Auch am 23. Februar 2017 wieder, wenn es heißt „Focus on excellence“! Und sicher auch 2018, wenn der Daimler Supplier Award sein zehnjähriges Jubiläum feiert.

Datum:
02.02.2017
Autor:
Elvina Wolf
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